Uren bijhouden als zzp'er die in Moneybird boekhoudt

Moneybird is een fijne plek om je boekhouding te doen. Inkomende facturen scannen, BTW-aangifte, debiteurenbeheer — allemaal goed geregeld. Maar één ding ontbreekt: een fatsoenlijke manier om je werkuren bij te houden. Want die heb je nodig om iedere maand een correcte factuur te kunnen sturen.

Het gevolg: bijna iedere Moneybird-gebruiker plakt zelf iets aan elkaar. Een spreadsheet, een aparte time-tracker, post-its. Dat werkt — tot je merkt hoeveel tijd er aan het einde van de maand verloren gaat aan overtypen, dubbel checken en getallen kloppend krijgen.

In dit artikel zet ik drie manieren op een rij waarop NL-freelancers nu uren bijhouden, met de echte voor- en nadelen per aanpak. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijke vergelijking.

1. Spreadsheet of notitieblok

De meest voorkomende aanpak: een Excel-bestand, een Numbers-tabel, of zelfs een gewoon notitieboekje. Per dag noteer je wat je voor wie hebt gedaan en hoeveel uur dat was. Aan het einde van de maand tel je alles op en typ je het over in een Moneybird-factuur.

Voordelen:

• Gratis, geen extra tool nodig.
• Volledige vrijheid over hoe je het bijhoudt.

Nadelen:

• Gemiddeld 30-60 minuten per maand kwijt aan overtypen en optellen. Tegen je eigen uurtarief is dat al €40-100 verspilde marge.
• Risico op overtype-fouten: een uurtje vergeten of dubbel meetellen kost je geld of geeft een gênante correctie-factuur.
• Geen overzicht over hoeveel je deze maand al hebt gewerkt, totdat je gaat tellen.
• Geen rapportage: hoe weet je of je écht je uurtarief haalt?

Voor wie minder dan twee klanten heeft kan dit prima werken. Daarboven loop je tegen de limieten aan.

2. Aparte time-tracker (Toggl, Clockify, Harvest)

De meeste freelancers stappen op een gegeven moment over op een time-tracker. Toggl is populair, Clockify gratis, Harvest is volwassen en duur. Allemaal goede tools — maar ze zijn niet voor de Nederlandse markt gebouwd.

Voordelen:

• Goede timer-functionaliteit, mobiele apps, rapportage.
• Project- en klantbeheer ingebouwd.
• Handmatig én via timer invoeren.

Nadelen:

• Geen Moneybird-koppeling, dus je blijft handmatig overzetten.
• Veel team-features die je als solo niet nodig hebt (approvals, kiosk-modus, manager-views) die je toch betaalt.
• Engelstalige UI, geen NL-specifieke features (BTW, KvK, IBAN).
• Prijs vaak vergelijkbaar met dedicated NL-oplossingen, zonder de NL-context.

Toggl en Clockify zijn dus een halve oplossing: ze trackingen prima, maar je houdt de overstap-stap naar Moneybird. Je verschuift het probleem alleen van Excel naar een ander scherm.

3. Native Moneybird-koppeling

De derde route: een tool die specifiek is gemaakt om uren naar Moneybird-facturen te brengen. Daar zijn er een paar van — JustHours is er één van. De gemeenschappelijke noemer: één keer koppelen, daarna automatisch.

Voordelen:

• Geen handmatig overtypen. Je vinkt uren aan, klikt "Push naar Moneybird", en de factuur staat er als concept.
• Klantgegevens synchroniseren: bestaande Moneybird-contacten worden automatisch herkend.
• Geen dubbele facturen: gefactureerde uren krijgen een lock zodat je ze niet per ongeluk opnieuw factureert.
• Solo-tooling: geen overhead van team-features die je niet gebruikt.

Nadelen:

• Maandelijkse kosten (meestal €5-15/mnd, afhankelijk van de tool).
• Eenmalig autoriseren via OAuth (kost ~30 seconden).
• Je geeft een tool toegang tot je Moneybird-account — kies dus wel iets dat je vertrouwt.

Wat moet een goede oplossing kunnen?

Of je nu Excel houdt of een tool kiest, dit zijn de minimumvereisten als je serieus met uurtje-factuurtje werkt:

1. Per klant en per project kunnen tracken — zonder dat hoef je geen split te maken op de factuur.
2. Tarief-snapshot bij invoer — als je tarief later verandert, blijven oude entries hun originele tarief houden. Anders krijg je rare correcties op oude facturen.
3. Niet-billable uren markeren — administratietijd, lezen, leren. Je wilt zien hoeveel je écht factureerbaar werkte (de "billable ratio").
4. Maandelijks of wekelijks overzicht — niet pas zien aan het einde van de maand wat je hebt gedaan.
5. Lock op gefactureerde uren — voorkomt dat je per ongeluk hetzelfde uurtje twee keer in rekening brengt.

Een spreadsheet kan de eerste drie. De vierde en vijfde lukken handmatig vrijwel niet zonder fouten.

Wat kies ik?

Eerlijk: dat hangt af van waar je nu zit.

• Twee klanten, paar uur per week: spreadsheet is prima.
• Vier of meer klanten, terugkerend werk, meer dan 20 uur per week: een aparte tool gaat zichzelf binnen een maand terugverdienen — al was het maar in tijd die je niet meer aan overtypen kwijt bent.
• Je gebruikt al Moneybird en wilt minder overtypwerk: kijk specifiek naar tools met een native koppeling, niet alleen "ondersteunt CSV-export".

Een paar uur tijdwinst per maand klinkt niet veel, maar over een jaar is dat snel een dag werk. Aan jouw eigen uurtarief is dat €600-€1.000. Op een tool van €100 per jaar is dat een heldere positieve case.

Over JustHours

Ik bouwde JustHours zelf omdat ik vier jaar lang Toggl + Moneybird handmatig combineerde en het overtypen elke maand frustrerender werd. JustHours doet één ding: uren bijhouden voor solo freelancers, met een directe Moneybird-koppeling. Geen team-features, geen plus-pakketten, één prijs.

Wil je het uitproberen? 14 dagen gratis, zonder creditcard. Komt dat niet uit, geen probleem — hopelijk heeft dit artikel je sowieso geholpen om je eigen aanpak te kiezen.